年明けの今こそやろう！　PR年間スケジュールの作り方（後編）-女性誌攻略のススメ！vol.14

ベンチャー・スタートアップのためのPR会社
ベンチャー広報の佐藤です。

今回は、前回の前編に続き、「PR年間スケジュールの作り方（後編）」について書きたいと思います。

※前回のおさらい
年間スケジュールのフォーマット作成手順
———-
（1）エクセルもしくはスプレッドシートを開く。
（2）A列2行目から4行目を結合して「メディアの動き」、A列5行目から8行目を結合して「当社の動き」と入力。
（3）1行目のC列からN列まで順に1月から12月までを入力する。
（4）B列の2行目から8行目まで、順に「雑誌進行」「雑誌テーマ」「WEBテーマ」「新商品・新情報」「ニュースリリース」「ニュースレター」「その他施策」と入力する。
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前編で、上記の「（4）新商品・新情報」まで記入できました。

今回は
・ニュースリリース
・ニュースレター
・その他施策
この3つの記入の仕方です。

正直、ここまでは事実を入れていくだけなので、比較的スラスラ埋めていけたと思います。戦略的に考えなければならないのが、「ニュースリリース」「ニュースレター」「その他施策」の項目です。まずはニュースリリースについてです。ニュースリリースのネタとなるのは「新商品・新情報」に書いた情報になります。

ニュースリリースで一番大切なことは、「新商品・新情報にあるネタを、いつ発信すれば一番効果的なのか？」を考えて発信計画を立てることです。

例えば、5月15日に新商品発売の予定があるとします。それを“雑誌で”かつ“新商品情報として”掲載されることを狙う場合、ニュースリリースを発信するベストタイミングはいつでしょうか？

考え方は、次の流れを参考にしてください。

まず、狙うべき掲載号は？
→【4月末売・6月号】ですね。

次に、その発売号の企画進行時期はいつなのかを考えます。それは、先ほどの「雑誌進行」に入れた情報を参考にします。

【4月末売・6月号】の内容はいつ進行しているのか？
→3月には進行が始まります。

そうなるとその前には情報を届ける必要があることがわかりますよね。

では、5月15日発売の商品を、雑誌で新商品として掲載してもらうためには、ニュースリリースをいつ出せばいいのか？
→2月末か遅くとも3月には発信しておくべき。

これは“雑誌で”かつ“新商品として”掲載されたい場合の落とし込み方ですが、例えば、「雑誌は狙わなくていいからWEBだけ掲載を狙いたい！」という場合にはWEBの進行に合わせて情報発信をすべきです。

このように、「新商品・新情報」からニュースリリースネタとなりそうなものをピックアップし、それを掲載されたい雑誌もしくはWEBの進行に合わせて、どの時期に情報発信すべきなのかを落とし込んでいくと、
「前半はネタがいっぱいあるけど、後半は全然ないな」
「発信する情報はいっぱいあるけど、時期が重なってるな」
など、年間で捉えることができると思います。

PR活動において、一番良い状況は、「定期的に情報発信（＝取材ネタとなる情報や企画の提案）を発信できること」です。

いくら情報発信が多くても、同じ時期に被ってしまってはもったいないですし、1年間のうちに1か月間だけたくさんニュースリリースが出せても、あとの11か月はネタなし…という状況だと成果を出すには厳しいでしょう。年間スケジュールを作成して、情報発信のバランスを戦略的に整えることは、広報の役目です。

続いて、ニュースレターについてです。ニュースレターは、戦略的な広報計画を立てるにあたって、様々な活用方法と計画の立て方があり、かなり使える武器になります。その中の1つ、ニュースリリースの補助的な役割として年間スケジュールに落とし込む方法をここでは紹介します。

ニュースリリースの計画を立てると、年間で情報発信の波を把握できます。その波がない時期に、ニュースレターを活用する方法です。

例えば、2月、3月、9月、11月にニュースリリースが出せるとします。そうなると4月～8月までの4か月間、全く情報発信をしないことになります。ですので、その期間にニュースレターを活用してみると良いでしょう。

そこでニュースレターを活用して、“定期的な情報発信”をしている状態を作ると考えると、5月と7月にニュースレターを出せば、2か月に1回は何かしらの情報発信ができている状態が作れます（その際、企画の進行を意識したネタにすることを忘れずに！）。

最後に「その他の施策」ですが、ここに該当するのは以下のような施策です。
・記者発表会
・メディア懇親会
・プレスツアー
・メディアサンプリング（ギフティングともいいます）
などなど

ニュースリリースやニュースレターなどのように定期的かつ継続的なものというよりは、不定期かつ単発の施策などが該当しますが、事前準備がしっかり必要になりますので、準備期間も加味した上でスケジュールを立てておく必要があります。

「この一年どの時期が“露出の山”になるのか」「どの時期から動き出さないといけないのか」をしっかりと考え、広報PRを戦略的に進めていきたいと思うなら、年間スケジュールの作成はとても大切なことです。ぜひ実践してみてください。

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