2019/10/18

「いつ電話しても、新聞記者が不在で話ができない」と、悩むあなたに。

広報PRノウハウ

スタートアップのためのPR会社
ベンチャー広報の野澤です。

「新聞の記者や雑誌の編集者にアポ入れの電話をしているのですが、先方が不在だったり、忙しそうだったりで、なかなか直接話をすることができません。どうしたらいいでしょうか。」

当社のクライアントの広報担当者から、よくこのような相談を頂きます。

プレスリリースの一斉配信に頼ることなく、マスコミ関係者と個別にコンタクトを取る活動を始めると、おそらく最初にぶつかるのがこの課題です。

面識のない記者や編集者だと、携帯電話の番号もわかりませんし、会社に電話しても、なかなかつながらないですよね。

ここで、
「やっぱりマスコミの人と直接話をするのはハードルが高いなー」
とあきらめてしまう広報担当者も多いのですが、それは単にやり方が下手なだけです。

ちょっとしたコツさえつかめば、飛躍的に成功率が高まります。

新聞、雑誌、テレビなど、媒体ごとにポイントが異なるので、今回は新聞にしぼって、具体的なノウハウをご紹介しましょう。

電話するタイミングはいつがいい?

結論からいうと、狙い目は17時~20時くらいの時間帯です。

新聞記者は日中、基本的には取材に出ており昼間はほとんど社内にいません。朝は出社せず、取材先に直行することも多々あります。

ただ、記者は基本的に、夕方には会社にもどります。なぜかというと、原稿を書くためです。したがって、夕方以降は自分のデスクにいることが多い。

そこを狙って電話しましょう。

電話がつながったら、何を話すべき?

さて、運良く記者と電話がつながりました。
そのときに注意して欲しいことがひとつだけあります。

それは、あまり長電話をしないこと。

新聞記者は常に締切に向けて原稿を書いていますので、時として、非常に切羽詰まった状況だったりします。それをふまえた上で、初めて電話する相手とは出来るだけ短い時間で、情報を伝えることを心がけましょう。

理想は1、2分。長くても3分以内にとどめてください。

え?3分では、自社の商品やサービスの説明をしきれないって?
ここ、非常に大事なところで、多くの広報担当者が間違った対応をしています。

記者に電話がつながると嬉しさのあまり、プレスリリースの内容を電話口で全て説明しようとする広報担当者がいますが、これは絶対やめた方がいいですよ。記者から嫌われる可能性がかなり高いです。

面識のない記者に初めて電話する目的は何でしょうか?

それは、プレスリリースの内容を説明することではありません。
目的はあくまでも、記者にアポイントを取ることです。

これを決して間違えないように。

アポイントを取るのが目的なら、プレスリリースの要点だけを1分程度で簡潔に説明し、記者に興味付けをしたら、後は、

「詳しくは一度お目にかかってご説明させてください」
と言って、アポイントの日時調整に入ればいいのです。これなら、3分あればこと足ります。

「いやー、忙しくて会う時間ないんだよね」と記者に渋られたら、
「では、詳しい資料をお送りしますので」といって、
相手の名前、メールアドレス、直通の電話番号、FAX番号を聞きましょう。

最低限、そこまでできれば、ファースステップとしてはOKです。

記者の個人情報さえ収集できれば、継続的にコンタクトできますから、後はじっくり攻めればいいわけですね。

新聞記者に電話でコンタクトするコツ

  • 平日の17時~20時の時間帯を狙う。
  • 電話の目的はアポイントを取ること。話は手短かに。3分以内でまとめる。
  • アポが取れなければ、記者個人の連絡先を聞いて、長期戦に持ち込む。

野澤直人

 


 

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