2020/05/26

プレスリリース作成の業務負荷を軽減する社内業務フローの作り方

広報PRノウハウ

スタートアップのためのPR会社
株式会社ベンチャー広報の島田です。

新型コロナウィルスの感染拡大防止策として、テレワークを導入している企業様が多くいらっしゃるかと思います。

特に、日頃から社内の情報収集作業が重要な広報担当者は、これまで以上にコミュニケーションを丁寧にしないと、情報がまとまらなくてひと苦労… なんてことも考えられます。

今回は、リリースネタ発生~リリース公開までの業務負担を軽減して、コミュニケーションを最適化する「チェックリスト」と「リリース作成依頼書」についてお話したいと思います。

※関係者の多い「業務提携のリリース」を例にチェックリストとリリース依頼書の作成例をお見せします。

チェックリストの作り方

①リリースネタ発生~リリース公開までの流れを時系列で洗い出す
②登場人物を整理する
③登場人物の担当作業を洗い出す

上記の点をまとめていくと、以下のような形でまとまります。
(あくまで例示なので、使いやすいようにアレンジしてくださいね!)

<チェックリスト>

これまで直接コミュニケーションを取りながら進捗管理をしていた広報担当者は、このようなチェックリストを作成することで抜け漏れが軽減されるかと思います。

また、担当者を明記することにより、良い意味で「社員を巻き込む」ことと「責任の切り分け」ができるようになります。

社内の調整だけではすまない他社との提携などの場合は、事前に広報窓口のチェックと素材提供、事例や取引先企業としての社名出しの確認、そしてリリース公開日時のすり合わせが重要なのでお忘れなく!

ここが漏れてて直前に慌ただしくなってしまうという失敗例もよく聞きます…

リリース依頼書の作り方

広報にリリース作成を依頼するための資料です。

依頼者が持っている情報をアウトプットしてもらい、それを元に広報担当者がヒアリングをすることで作業負担が軽減されます。

【依頼書の項目例】

  • 依頼書作成の担当部署と担当者
  • リリースにしたい内容を言語化
  • 特に際立たせたい「特徴」や「差別化」を記載
  • 背景を確認
  • リリース公開希望日
  • 掲載希望メディア
  • 予定するマーケの施策

(こちらもあくまで例示なので、使いやすいようにアレンジしてくださいね!)

<リリース作成依頼書>

リリース作成依頼書の運用が社内で定着すると、社員は広報がリリースを作成するに当たってどのようなことを気にしているのか、どのような素材があれば広報活動がしやすくなるのかを意識して情報共有をしてくれるようになります。

基礎情報を先に出してもらった方が、広報担当者側も質問の精度が高まりますよね!

そして意外と重要なのが「掲載希望メディア」の項目です。メディア掲載していただいても社内の反応がいまいち… ということがあると思うのですが、これはターゲット媒体のすり合わせ不足が要因の1つとして上げられます。

依頼書に予め記載してもらって、掲載が現実的かどうしてその媒体がいいのかをすり合わせることで解消できる可能性もあります。

リリース作成から公開まで、関係者と密なコミュニケーションが必要ですが、大きな環境変化に対応するため、コミュニケーションの最適化を意識した情報共有手段を模索してみてはいかがでしょうか。

 

 

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スタートアップのためのPR会社・株式会社ベンチャー広報 代表取締役の野澤直人が、雑誌編集者→ベンチャー企業の広報PR担当者→PR会社社長、という異色の経歴から培った、令和時代を生き抜くための広報戦略と野澤独自のゲリラ的広報PRノウハウをお届けするメールマガジンです。
 

株式会社ベンチャー広報
代表取締役 野澤直人
大学卒業後、経営情報サービス会社に入社。 マスコミ業界に転じ、ビジネス誌の編集責任者としてベンチャー経営者500人以上を取材。その後、当時無名だった海外留学関連のベンチャー企業に参画し、広報部門をゼロから立ち上げ毎年100~140件のマスコミ露出を実現。5年で売上10倍という同社の急成長に貢献。

2010年に日本では珍しいベンチャー企業・スタートアップ専門のPR会社として株式会社ベンチャー広報を創業。以来10年間、プレスリリースに頼らない画期的な手法で、400社を超える企業の広報活動を支援。

講演・講師実績も多数。著書に『【小さな会社】逆襲の広報PR術』。 2014年より名証セントレックス上場のIT企業・株式会社ガイアックスの執行役を兼務。2019年より広報初心者のためのオンラインサロン「ゼロイチ広報」を主宰。

 

スタートアップの広報なら、まずこの1冊『逆襲の広報PR術』

私は仕事柄、こんな相談をよく受けます。

  • 経営者:
    「これから広報に力を入れようと思うのですが、何から手をつけたらいいでしょうか」
     
  • 広報担当者:
    「私、今まで広報の仕事をやったことがないのですが、会社から広報担当に指名されました。何から手をつけたらいいでしょうか」

そんなお悩みを抱えてしまった場合、ぜひこちらを読んでください。中小ベンチャー企業・スタートアップの経営者、広報担当者にオススメの1冊です。

逆襲の広報
逆襲の広報PR術』野澤直人・著

私の原体験を含め、これまでの経験と、ゲリラ的広報PRノウハウ50連発!等をまとめた拙著です。

私が広報初心者だったころは、広報PR関連の本を本当にたくさん読みました。世の中にある広報PR関連の書籍をほぼ全て読破した、と言っても過言ではありません。

私の経験からいうと、経験豊富で優秀な広報の方ほど勉強熱心で、とても多くの関連書籍を繰り返し読んでいます。広報初心者の方でしたら、関連書籍を5冊読むことからスタートしましょう。

本から学べることは非常に多く基本を知るにはそれで十分です。PRコンサルに相談するより、本を読んだほうが効率的に学べます。

ただ、中小ベンチャー企業で広報をされている方は、書籍選びに注意が必要です。

というのも、書店で販売されている広報PR関連の書籍はそのほとんどが、大企業の広報担当者向けに書かれているからです。

『広報PRとは何か』という一般常識を知る上で、そういった書籍も読む必要はあるのですが、中小ベンチャー企業で広報をする上で、実務的にはあまり役に立ちません。

広報PR関係の本を何冊か読み進めていくと、だいたいどの本も同じような内容なので、退屈になってきます。そうなったら、書籍からノウハウを吸収する段階はいったん卒業です。

そして、そこからが本当の勉強になります。

書籍で得た知見をベースに広報PRの実務を通じて、自分なりのやり方やノウハウを作っていきましょう。それこそが『本当のノウハウ、知見』であり、当然ながらそれは、書店で販売されている書籍には書かれていないものなのです。
 

PR会社・ベンチャー広報が、
スタートアップ企業向けサービスにこだわる理由


 
 
私は上場企業や大企業での広報PR担当の経験はありません。

今まで、サラリーマン時代も含め約20年以上、広報PRの業界にいますが、ずっと、中小中堅企業、ベンチャー企業、スタートアップの広報のお手伝いばかりしてきました。

なぜ、中小ベンチャー企業の広報PRにこだわるのか、その理由は、私の原体験にあります。約20年前、某ベンチャー企業の広報担当者として、PRマンのキャリアがスタートしました。

広報に関して全くのド素人だったものですから、プロに手伝ってもらった方が早いと思い、複数のPR会社さんに声をかけて、見積をとりました。

すると、出て来た見積金額は、安くても月額60万円、高い会社は、なんと月額100万円!
しかも、最低1年契約が条件でした。年間にすると、約1000万円の費用がかかる計算です。

当時、私がいたのは年商2億円程度のベンチャー企業でしたから、PR会社にそんな大金を払えるはずもありません。しかも、それらのPR会社さんが提供してくれるサービス内容といえば、「まずは半年から1年くらいかけて、じっくりブランド戦略を練りましょう。」というお話でした。こちらは、明日からすぐに、新聞やテレビからバンバン取材される方法を知りたいのに、全く話が噛み合いませんでした。

その数年後、私はある中堅のPR会社に転職します。入社してすぐに、知り合いのベンチャー企業の社長から「うちの会社のPRを手伝って欲しい」と声をかけて頂きました。あまり予算がないが月額20万円×3ヵ月契約ならなんとか、ということで、ほぼ発注して頂くことが決まり、社に戻って上司に報告したところ、「月額20万円しか出せない会社は、客じゃない。今すぐ断ってこい。」と言われたのです。

その時、私はわかりました。

名の知れた一般のPR会社は、月額80~100万円の料金を支払える大企業だけを相手に商売をし、中小ベンチャー企業なんて、最初から相手にしない、という現実...

私はこうも思いました。

資金が潤沢な大企業は、広報PRに頼らず、有料の広告をどんどん出せばいいではないか... 無料で宣伝できる広報PRは、お金のない中小ベンチャーにこそ必要なのに、そこにサービスを提供するPR会社がないのはおかしい...と。

そういう会社がないなら、自分で作ってしまえ!ということで、日本でも珍しい、スタートアップ・中小ベンチャー企業専門のPR会社『株式会社ベンチャー広報』を設立しました。

そして、全国の広報担当者様や経営者様にそのノウハウをお伝えするため『逆襲の広報PR術』を出版いたしました。

逆襲の広報
逆襲の広報PR術』野澤直人・著

この本には、PR業界の中では、非常識な手法・ノウハウもあるかもしれません。しかし、スタートアップ・中小ベンチャー企業を広報PRで成功させることができる良書に仕上がったと自負しています。

なぜなら、私が実践して結果を出してきたノウハウだからです。ぜひ参考にしていただければと思います。

また、

  • 「今のPR会社に満足していない」
  • 「PR会社に広報PR業務のコンサルティングをお願いすること検討中」
  • 「PR会社に広報PR業務を委託することを検討中」

などのお悩みや課題がございましたら、下記フォームより、お気軽にお問い合わせください。

スタートアップのためのPR会社
株式会社ベンチャー広報
代表取締役 野澤直人

 

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