BtoB企業広報の皆さん！「取材OKのユーザーリスト」用意してありますか？

スタートアップのためのPR会社
ベンチャー広報です。

テレビだけでなく、ウェブや雑誌でも「人」や「出来事」にフォーカスした企画などの場合、企画やテーマにあった取材対象者をどれだけ準備できているかによって取材の機会を逃してしまう…なんてこともあります。

以前、事業会社で広報担当をしていた時に、

• 企画に合致する取材対象者を1名しか準備できなかった
• 導入事例の企業を1社しか用意せずに提案した

ということがあり、取材の機会を逃してしまった経験がありました。1人で問題ないだろう、1社で十分だろうと思っていました。完全に媒体研究不足です…

媒体研究の重要性については以下の記事を参考にしてください。

「スタートアップの広報担当者は使えない」と言われちゃうのはなぜ？

メディアから取材依頼が来た場合、逆に企画を持ち込む場合、「どれだけ取材対象者をアレンジできるか」が重要なポイントになることもあります。

今回は、取材対象者の集め方とアレンジする際の注意点をお伝えします。

ユーザーや取引先などの社外の関係者を取材対象者としてアレンジする場合

【事前準備】想定する媒体と企画を明確にする。

<例>
・ビジネス系情報テレビ番組：コロナ渦、どんなサービスでビジネス危機を乗り越えたか
・IT系ウェブメディア：社会課題を解決するウェブサービス
など

（1）まずはご協力いただきたいユーザーや取引先企業を抽出します。この時、どんな風にご協力いただきたいのか、取材された場合どのような見え方になるのかを明確にイメージしておきましょう。

（2）ユーザーや取引先企業の担当メンバーに「協力してくれそうか」確認する。

ユーザーや取引先企業の担当メンバーに①で抽出した一覧を共有し、そもそもお願いしても良いものかをどうか確認しましょう。関係値によっては、依頼すること自体難しいこともあるので、事前に「温度感」を確認することが大切です。個人の判断で取引先企業に直接ご連絡すると、トラブルになる可能性もあるので要注意です！

（3）ユーザー・取引先企業への許可取りを開始

ここで必ず確認するのは、
・企業ロゴの提供依頼
・ご協力いただける担当者の方の所属部署、お名前、お写真、簡単なプロフィール
・依頼窓口の確認
・NG媒体などのNG要素を確認

（4）プロフィールシートにまとめる

どのような効果がでたのか、どんな改善に寄与できたのかをまとめ、取材対応者のプロフィールも記載します。

社員を取材対象者としてアレンジする場合

【事前準備】想定する媒体と企画を明確にする。

<例>
・情報番組系テレビ番組：「誰に似ているといわれますか？」
・ビジネス系雑誌：仕事効率アップ術
・女性ビジネス雑誌：働き女子のバッグの中身
・IT系ウェブメディア：人気アプリのサービス開発の裏側
など

（1）メディア対応してもいいよ！という人を網羅的に抽出する

全社員を対象に、メディア対応してもいいよという社員を募集します。メディアからの取材依頼に全ての社員が対応してくれるとは限りません。人によっては、苦手だから避けたいという方もいるので、そもそも社内に協力者がいるかどうかを確認しておきましょう。

（2）メディア対応可能な社員をカテゴリ分けする

メディア対応可能な社員がプライベートからビジネスまで全てを語れる、見せられるというわけではありません。個別にヒアリングを実施し、どのような企画やテーマであれば話せるか、見せられるかを聞いていきます。この時点で、本名や顔を出すのはOKかどうか確認しておきましょう。

（3）カテゴリ分けした取材対応者のプロフィールシートを作成

メディア対応可能な社員の「所属部署」「普段の業務内容」「どんなアウトプットができるか」をまとめて、1人あたりA4ペラ1にまとめます。

リストに並ぶ数はたくさんあればあっただけ良いのですが、まずは3～5つ集めることから初めてみてください。取材対象者のリストを作ると、突発的に取材依頼がきてもどんと構えて対応することができます。

また、取材対象者アレンジをしていくと、会社をどう見せていきたいか、そのためにはどんな媒体のどんな企画に積極的にアプローチするといいのか、逆にこんな企画だとちょっと受けない方が良いかも…というように、会社としての取材対応のスタンスも見えてきます。

個人的な感想ですが、取材対応者のアレンジ作業を通して広報業務の理解度が浸透し、リリース情報や各部門で把握しているトピックスのキャッチアップのスピードがかなり早くなりました。

社内のコミュニケーション改善だけでなく、社外の関係者をアレンジする際に、他社の広報担当者と仲良くなり一緒に企画立案ができたという良い効果もありました。

取材対象者をアレンジすることで、コミュニケーションの幅も広がるというメリットも…

ぜひ、取材受け入れ体制の強化にお役立てください。