2021/03/03

広報担当者の理想的な社内活動

広報PRノウハウ

スタートアップのためのPR会社
ベンチャー広報の島田です。

前回は、「広報組織の内製化」をテーマにお話をさせていただきました。ベンチャー広報では、広報業務を業務委託として請け負う「リテナー契約」と、広報のアドバイザリーとして広報担当者の方に、ノウハウやアイデアをインプットする「コンサルティング契約」という2つのプランでサービス提供をしています。

これまでは、長く契約を続けていく中で、クライアント様側が「そろそろ内製化しようかな…」という意向が出てくる例が多かったのですが、最近では、広報の内製化を前提とした契約も多くなってきています。

お客様と長くお付き合いできるに越したことはないのですが、ベンチャー広報では、長くPR会社とお付き合いするのをあまりオススメしておりません。それは、自社のビジョンやミッションに共感して、情熱的に動ける社内の広報担当者がいた方が、やはり長い目で見て企業にとってメリットが多いと考えているからです。

今回は、社内で「君が広報担当者だよ!」と抜擢された方が、やるべき社内活動についてお話できればと思います。

広報担当者は社内の情報を、いかにたくさん持っているかが重要です。広報担当者をシェフに例えると、「こんな料理をつくりたい!」と思ったときに、「材料(素材)」がなければ、その料理を完成させることは不可能です。将来的に「自ずと材料(素材)が集まってくる場所」として機能させるために、以下の社内活動を行い、継続させましょう!

社内取材を積極的に行う

社内の情報が勝手に広報担当者の元に届く…なんてことはありません! とにかく社員と積極的にコミュニケーションを取りましょう。気になることや、これは…と思ったことは、自分が記者になったつもりでヒアリングしてください。

ランチしながらざっくばらんに…というのも良いですが、30分~1時間ほど「社内取材」の場をもらって情報収集するのも大切です。

社内取材の結果を可視化して社内で共有する

社内取材の結果を社内に共有することで、社員が自社の動きを知れるようになります。実は、こうした行動を取ることによって、「広報は社内の情報が集まる場所」というイメージが定着します。

「特にこの情報に注目しています!」や、「この情報をリリースにしていきたいので、早めに情報をください!」といった意思表示をすることで、社員が広報の視点を持てるという、嬉しい副次効果もあるので、ぜひ積極的に情報発信してください。

広報の役割を社内に浸透させる

日々の業務を通じて、広報の役割を浸透させるのが大切ですが、「広報ってなに?」を社内に理解してもらうために、「全社集会」などで全社員に向けてプレゼンするのも効果的です。

以前、事業会社で広報担当者をしていた時に全社集会、部署ごとのミーティングでプレゼンテーションを実施したのですが、思っていた以上に良い効果がありました。
・なぜいつも色々質問を投げてくるのか
・なぜリリース前はいつも以上にヒアリングの時間が長くなるのか
という、一部の社員が感じていた広報担当者からの「圧力」の意味が理解でき、コミュニケーションの課題が劇的に改善しました。

広報の役割を理解してもらい、なぜ質問攻めにされるのかを知ってもらうことで、回答の質が各段に上がり、無駄なやり取りが激減しました。自身の役割を少しでも知ってもらうだけで、かなり動きやすくなるので、ぜひ「広報の役割を社内に浸透させる」アクションは積極的にとることをオススメします!

「広報組織の内製化」を前提としたPR会社の利活用は、広報組織を形成するための最短ルートになることもあります。ぜひ、参考にしてみてください。

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