2019/10/28

PR会社のスタッフは記者との面談で何を話しているのか?
(メディアキャラバンの手順)

広報PRノウハウ

スタートアップのためのPR会社
ベンチャー広報の長崎です。

「PR会社の方って、報道関係者の方と何を話しているんですか?仮に、自分が会えたとしてどう何を話したら良いかわからなくて、、、アポを取ることを躊躇してしまい、結果メールだけのコミュニケーションになってしまいます。そのせいか、結果として取材も掲載もない状況です。」

というお悩みを聞くことが続きました。

プレスリリースは見よう見まねで書いてみて、アポのとり方はなんとなくわかったけど、実際に行動に移せない。

スタートアップの広報は、前任者もいない、未経験で担当になるケースが多く、実際に記者に会ったときの会話や、やり取りがわからないという御相談はよくあります。

では、実際に我々が初めて会うマスコミの方へ、どのような会話をして、取材につなげているかまとめてみました。

0.事前準備

  • 記者の方の情報を調べておく。特に記名記事などある場合は、読み込んでおく。
  • 記名記事から、自社と関連性のありそうな話題を用意しておく。リリース以外の情報であれば、簡単でいいので書面にまとめる。
  • 資料は印刷し、クリアファイルに入れて渡せるようにしておく。
  • 聞きたいこと、話す順序などある程度シュミレーションしておく。特に聞きたいことは手元にメモを残しておく。

1.挨拶

名刺交換をして、席につきます。面談は外の喫茶店なども多いと思いますので、時間に余裕を持って行動しましょう。

2.アポを取った経緯などを改めてお話する

ご面識の無い方へ、いきなりプレスリリースの話をしてもどんな会社かなどの事前のインプットがないので唐突すぎます。まずはザクッと自社はどんな会社で、アポを取った経緯、記者との予測する関連性を話します。
 


今、〇〇という〜〜を行っている企業の広報を担当しています。〇〇さんの書いた記事が、この企業ととても親和性が高く感じまして、ちょうど新規の情報がありお目にかかってご紹介したく、ご連絡いたしました。本日は貴重なお時間をいただき、大変光栄です。それでは早速、ご説明させていただきます。

3.事業の説明

簡単に5分程度で、事業概要、会社の特徴、社長のプロフィールなどを説明する。

4.本題に入って取材してほしい情報を紹介する

プレスリリースの内容を紹介することが重要なのではなく、紹介した内容をどう思ったか、取材可否をこの場でもらうことは何より重要です。
また表面的なご紹介よりは、視覚的にわかりやすい図や写真などの追加の資料があるとなおいいと思います。

(プレスリリースの内容を紹介した上で)
いかがですか。今回のプレスリリースの内容、ご興味をもっていただけましたでしょうか。〇〇さんのご担当の範囲の情報でしょうか。
(OKか、NGを確認する)→これが超重要!

<OKの場合>
取材の内容確認を進めます。撮影の有り無し、どういったことを取材されたいか、場所日程など確認できる範囲でどんどん進めましょう。

<NGの場合>
なぜどうして取材できないのか、しっかりヒアリングしてください。担当が違うのか、新規性が無いからなのか、時期が悪い、など、だめな理由はいろいろあります。
また、どうしたら次に取材してもらえるかも聞いてほしいことです。比較的にこういったことであれば取材できる、他の担当者が御社に興味を持ちそうだから紹介する、など、聞けば別の展開につながることが多いです。

5.面談相手の興味のあること、最近取材して面白かったことなどをヒアリングする

今興味あること=取材したいことなので、ぜひ積極的に聞くようにしてください。今回は難しくても、次に繋がる可能性があります。次のコミュニケーションがマスコミの方の好きな話題であれば、きっと前のめりに話を聞いてくれるはずです。

6.面談後

何を自分が伝えたか、どんな情報を探しているかなどをメモとして残しておきましょう。もし面談で宿題がでたら、面談後のお礼のご連絡の際に、いつまでに、どういった内容をまとめてメールで戻すなど、次のアクションを双方で確認することも大切です。
また一度きりにせず、定期的に会うこと、更新された事業の情報などを伝え続けることも大切です。面談で得た情報や取材に繋がりそうなヒントをそのままにせず、記者の方が取材できるように情報をまとめていく、また再度ご提案するという動きを継続できれば良い循環につながると思います。

ちなみに、4をしっかりできている人は、次の情報提供の際に、確実に取材につなげています。入り口は半々でも、きちんと相手の方のご担当、興味をヒアリングできていれば、その後の取材獲得率が上がります。

ぜひ皆さんも実践してみてください。