2020/04/10

【新人広報さん向け】記者さんとのアポが取れた!…けど、当日どうしたらいいの?

広報PRノウハウ

お世話になっております。

スタートアップのためのPR会社
ベンチャー広報の島田です。

新人広報さんからの質問ベスト3に入ると言っても過言ではないテーマです。

  • 「記者さんとお会いする約束ができた!でも当日どうしたらいいの?」

今日はそんな方に役立つ「事前準備」と「当日すること」をお話します。

まず、アポがとれたら当日までに準備をしましょう!

(今回はリリースに関する情報提供でアポが取れたと想定します)

1. リリース資料の準備

当日、記者さんにお渡しできるリリース資料を用意しましょう。

リリースって、自分で作っておきながら内容に腹落ちしていないのに文章化していることもあると思います。

そこは記者さんにとって気になるポイントだったりする可能性もあるので、リリースに記載されている内容の根拠や「なぜ?」と思うポイントは、事前に事実確認をしたり、根拠を明確にしておきましょう。

2. プレスキットの準備

営業資料として使っている会社概要をお持ちするのもいいのですが、せっかくなら「プレスキット」を作ってお渡ししましょう。

プレスキットとは、メディアの方に興味関心を持っていただけそうな自社の事柄をまとめたプロフィール資料です。
 
資料は以下の項目をベースに構成します。

(あくまで例なので、自社で訴求したいポイントがあれば、画像やテキストを用意して資料に載せていきましょう!)

a.会社概要
b.社長のプロフィール
c.提供しているサービス
d.なぜそのサービス(商品)を提供しているのか
→これは「世の中の課題」や「ニーズ」を明確にして、それらを「解消する」「満たす」ようなサービスであることを表現できると、企業やサービスの存在意義を伝えやすくなります
e.提供しているサービスの特徴と優位性と市場感
f.導入実績や利用企業実績
g.取材でご協力できること
h.これまでのメディア掲載実績

3. お会いする記者さんが書いている記事をチェック

せっかく会う時間をいただいたので、少しでも記者さんの興味関心のある情報提供をしたいですね。

改めて記者さんの直近の記事をチェックして、どんなテーマで記事を書いているのか、なぜ情報提供の機会をもらえたのかを確認してみましょう。

そうすることで、リリースの内容のどんなところを深堀して質問されるか、プレスリリースに記載されていないけれどお伝えすべき点などが見えてきます。

4. 当日の挑み方

できればPCはオンラインにし、社内で利用しているコミュニケーションツールがあれば立ち上げておきましょう。

可能であれば、訪問当日の記者さんとお会いする時間帯を社内の関係者に伝え、情報提供中に質問が会った際、投げかける可能性があることをお伝えしておくと良いです。

記者さんから自分だけではすぐに答えられない質問が投げかけられた際、持ち帰って後日回答するよりも、すぐに回答できた方が記者さんにも喜ばれます。

名刺交換が完了しました。さて、情報提供を開始しましょう!
 

①まずはプレスキットをお渡しして会社情報をご案内

早速リリースを!といきたいところですが、自分の会社がなにものなのかをご案内してから、プレスキットの項目「a→b→c」をお話してから「リリース情報」という流れで情報提供を進めましょう。
 
 
②プレスリリースのご案内

リリースに書かれた内容をそのまま読み上げるようなことはしないでくださいね!

訴求したいポイントを軸に、「どんなことができるのか」「どんな課題解決ができるのか」「どんな価値を提供できるのか」をお伝えしてみてください。
 

③プレスキットの続きをご紹介

リリースに関する情報提供だけではなく、今後「こんな場面でご取材協力可能です」をお伝えしておくと、そういえば!と思い出してくれることも…
 

④情報収集

情報提供を終えてホッと一息…ではいけません。今度はお会いできた記者さんから情報収集をしましょう!

・どんなことに興味関心があるのか
・どんな内容だと情報提供してもらって価値を感じてもらえそうか
・ご趣味

「え?趣味?」となるかもしれませんが、共通の趣味があると趣味の情報交換もできて、今後のコミュニケーションも楽しくなります。
  
最初は社内のメンバーに記者さん役をしてもらって、ロープレをするのがおススメです。

適切な情報提供ができているか、追加で伝えてもらいたいことはないかなど見えてきます。

ロープレに協力してもらうことで、「広報のお仕事」について少し理解してもらえるかもしれません。

ぜひ、試してみてください!

 

 

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※一部変更になる場合があります。

講師プロフィール:石田章洋氏

放送作家 兼 PRアドバイザー(ビジネス書著者としても活躍中)
石田 章洋(いしだ あきひろ)氏
1963年岡山県生まれ。放送作家。日本脚本家連盟員。日本放送協会会員。

テレビ朝日アスク放送作家教室講師・市川森一藤本義一記念東京作家大学講師。30年にわたり各キー局のバラエティ番組・情報番組・クイズ番組・報道番組など、様々なジャンルのテレビ番組の企画構成を担当。

主な担当番組は「世界ふしぎ発見!(TBS)」「TVチャンピオン(テレビ東京)」等。手がけた番組の合計視聴率は5万%超え。構成を担当した「世界ふしぎ発見!~エディ・タウンゼント 青コーナーの履歴書」が第45回コロンバス国際フィルム&ビデオ・フェスティバルで優秀作品賞を受賞するなど番組の企画構成に高い評価を得ている。

主な著書は、『企画は、ひと言。』(日本能率協会マネジメントセンター)『スルーされない技術』(かんき出版)『ビジネスエリートは、なぜ落語を聴くのか?』(日本能率協会マネジメントセンター)『インクルージョン思考』(大和書房)『一瞬で心をつかむ文章術』(明日香出版社)『おもしろい伝え方の公式』(日本能率協会マネジメントセンター)等、10冊以上を執筆。

2019年より、長年かけて培った放送作家の経験と人脈を活かした"PRアドバイザー"としても活動中。企業や店舗、商品やサービスの知名度改善および売上向上のための"テレビ取材獲得ノウハウ"に強みを持つ。

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スタートアップのためのPR会社・株式会社ベンチャー広報 代表取締役の野澤直人が、雑誌編集者→ベンチャー企業の広報PR担当者→PR会社社長、という異色の経歴から培った、令和時代を生き抜くための広報戦略と野澤独自のゲリラ的広報PRノウハウをお届けするメールマガジンです。