プレスリリースの書き方｜記者に届く文章にするための基本構成と考え方

スタートアップのためのPR会社
ベンチャー広報の野澤です。

「プレスリリースを書いてみたけど、これで合っているのか分からない」「配信したのに、どこにも掲載されなかった」

そんな経験、ありませんか？

僕はビジネス誌の編集責任者としてベンチャー経営者500人以上を取材し、その後PR会社を立ち上げて400社を超える企業の広報を支援してきました。その中で断言できるのは、掲載されないリリースの原因は文章力ではなく「考え方」にある、ということです。

この記事では、プレスリリースの基本構成はもちろん、記者に読まれ、掲載につながるリリースにするための「考え方」まで、現場の実感を交えてお話しします。

プレスリリースとは？書き方の前に知っておきたい基本

書き方のテクニックに入る前に、まずはプレスリリースの本質を押さえておきましょう。実は、掲載されないリリースの多くは、書き方以前に「プレスリリースとは何か」の理解がズレています。ここが分かっていれば、この後の構成やタイトルの話がスッと腹落ちするはずです。

プレスリリースは企業のニュースを届けるための情報発信

まず結論から。プレスリリースとは、企業や団体が新商品・新サービス・イベント・調査結果などの情報を、メディアに向けて発信する公式文書です。

ただ、この定義だけを覚えても、良いリリースは書けません。

大事なのは、プレスリリースが「会社からのお知らせ」ではなく、「社会や生活者にとって価値のあるニュースの素材」だという点です。記者はリリースをそのまま載せるのではなく、そこから記事を作ります。つまりリリースは、記者への「企画の提案書」なんですね。

正直に言うと、初めてリリースを書く担当者の多くが、社内報やホームページのお知らせと同じ感覚で書いてしまいます。「弊社はこのたび〜を発売いたしました」で始まり、商品の説明が延々と続く。これでは記者には届きません。

書き始める前に、「誰に、何を、何のために発信するのか」。この目的をはっきりさせておくことが、すべての出発点になるわけです。

広告との違いは「宣伝」ではなく「報道価値」にある

プレスリリースと広告の違い、説明できるでしょうか？

広告は、お金を払って掲載枠を買うものです。だから内容は自由で、「うちの商品は最高です」と言い切れます。一方、プレスリリースはメディアに掲載料を払わない情報提供で、掲載するかどうかを決めるのはメディア側です。

つまり、判断基準がまったく違うんです。広告の基準は「お金を払ったか」、リリースの基準は「ニュースとして報道する価値があるか」。

ここを理解しないまま「自社の商品を売り込みたい」という視点だけで書くと、記者には一瞬で「宣伝だな」と見抜かれます。ひどい場合だと、その会社のリリースは今後も読まれなくなります。記者も人間なので、宣伝ばかり送ってくる会社は敬遠するわけです。

では、どうすればいいのか。「企業が伝えたいこと」と「社会が関心を持っていること」が重なるポイントを探すことです。自社の話を、世の中の文脈に接続する。これが広報という仕事の本質だと僕は思っています。

作成前に整理したい「誰に・何を伝えるか」という視点

書き始める前に、必ず整理してほしいことがあります。それは「届けたい相手」と「伝えるべき価値」です。

同じ新サービスでも、経済紙の記者に向けるなら市場規模やビジネスモデルを、生活情報系のWebメディアに向けるなら生活者のメリットを強調すべきです。想定する読み手によって、押し出す情報は変わりますよね。

ちなみに、僕がよくおすすめしているのは、書く前に次の3つを紙に書き出すことです。

• このリリースの目的は何か（掲載獲得か、問い合わせ獲得か、認知拡大か）
• どんな媒体・記者に読んでほしいか
• その媒体の読者にとっての価値は何か

たったこれだけで、内容のブレが驚くほど減ります。逆にここを飛ばして書き始めると、「情報を詰め込んだだけの文書」が出来上がってしまうわけです。

伝わるプレスリリースを作る基本構成と書き方

考え方を押さえたら、次はいよいよ具体的な書き方です。プレスリリースには長年の実務の中で磨かれてきた「型」があります。奇をてらう必要はありません。むしろ型を守ることが、忙しい記者に最短で内容を届ける1番の近道です。タイトル、リード文、本文の順に見ていきましょう。

プレスリリースは結論から伝わる構成にする

構成の大原則は「結論ファースト」。これに尽きます。

なぜか。記者は毎日、大量のプレスリリースを受け取っているからです。大手メディアの記者だと、1日に100本以上届くことも珍しくありません。1本にかける時間は数十秒。最初の数行で「これはニュースになる」と思わせなければ、その先は読まれません。

基本構成は以下のとおりです。

• 発信日・企業名（ヘッダー部）
• タイトル
• リード文（冒頭の要約）
• 本文
• 会社概要
• 問い合わせ先

物語のように背景から書き始めて、最後に結論を持ってくる。学校の作文ならそれでいいのですが、リリースでは完全にNGです。結論を最初にドンと出し、その後に背景や詳細を補足していく。新聞記事と同じ「逆三角形」の構造ですね。

記者が最初の10秒で内容をつかめるか。この1点を基準に構成を組み立てましょう。

タイトルはニュースの要点が一目で伝わるようにする

タイトルで掲載の9割が決まる。僕は本気でそう思っています。

記者はまずタイトルだけを見て、読むか読まないかを判断します。どんなに本文が素晴らしくても、タイトルで興味を引けなければ開封すらされないわけです。

良いタイトルに必要な要素は3つです。

• 何が起きるのか
• 誰に関係するのか
• どんな価値・インパクトがあるのか

具体例で比べてみましょう。

NG例：「新サービス開始のお知らせ」
良い例：「中小企業の経理業務を月20時間削減。AIが領収書を自動仕分けするクラウドサービスを◯月◯日に提供開始」

どちらが記者の目に留まるかは、明らかですよね。前者は社内文書のタイトルであって、ニュースのタイトルではありません。後者には「誰の・何が・どれだけ変わるのか」が数字とともに入っています。

「お知らせ」「〜について」で終わるタイトルは、今日から卒業しましょう。

リード文では5W1Hを使って概要を簡潔に伝える

リード文の役割はシンプルで「ここだけ読めばニュースの全体像が分かる」状態を作ることです。

そのための道具が5W1Hです。

• Who：誰が
• What：何を
• When：いつ
• Where：どこで
• Why：なぜ
• How：どのように

この6要素を、最初の3〜4行に凝縮します。「株式会社◯◯（本社：東京都◯◯区、代表取締役：◯◯）は、◯◯という課題を解決するため、△△の技術を用いた◯◯を、20◯◯年◯月◯日より全国のドラッグストアで提供開始します」といった形ですね。

ここでやりがちな失敗が、リード文で会社の理念や想いを長々と語ってしまうことです。想いは大事ですが、それは本文の背景パートで語ればいい。リード文はあくまで事実の要約に徹する。忙しい記者は、リード文まで読んで続きを読むか決めるわけです。

本文は「結論→背景→詳細→今後の展望」で整理する

本文の流れは、次の型で整理すると書きやすくなります。

• 発表内容（結論）
• 背景や課題
• 商品・サービスの詳細
• 今後の展望

意外に思われるかもしれませんが、この中で記者が1番注目するのは「背景」です。

商品スペックの羅列は、正直、記者にとってはカタログと同じです。でも「なぜこのサービスを作ったのか」「その裏にどんな社会課題や市場の変化があるのか」が書かれていると、記事の切り口が見えてきます。記者は商品を紹介したいのではなく、世の中の動きを記事にしたいんですね。

たとえば人手不足、物価高、働き方の変化。自社の発表をこうした社会の文脈と結びつけて背景を書けると、単なる商品紹介がニュースに変わるわけです。

メディアに取り上げられるプレスリリースに必要なニュース性

型どおりに書けたのに掲載されない。その原因は、ほぼ間違いなく「ニュース性」の不足です。実は、構成やテンプレを解説した記事は世の中にたくさんありますが、掲載を本当に左右するのはこのニュース性のほうなんです。ここでは、記者の視点から報道価値の作り方をお話しします。

記者が注目するのは企業情報ではなくニュースとしての価値

ここが、この記事で1番お伝えしたいポイントです。記者が求めているのは「あなたの会社の情報」ではなく、「読者に届ける価値のあるニュース」です。

「自社にとって重要な発表」と「世の中にとってのニュース」は、まったくの別物です。社運を賭けた新商品でも、社会にとって意味が見えなければ記事にはなりません。逆に、社内では当たり前と思っていた取り組みが、社会の関心とハマって大きく報道されることもあります。

僕が支援してきた中でも「うちにはニュースなんてない」と言っていた会社が、視点を変えただけで全国紙に載った例はいくつもあります。ネタがないのではなく、ネタを「ニュースの視点」で見られていないだけ、ということです。

リリースを書くときは常に、「これは読者の生活や仕事にどう関係するのか？」と自問してみてください。

新規性・独自性・社会性を盛り込み報道価値を高める

ニュース性を構成する代表的な要素は、この3つです。

• 新規性：業界初、日本初など、新しい取り組みか
• 独自性：他社にはない特徴や技術、切り口があるか
• 社会性：社会課題やトレンドとつながっているか

3つすべてを満たす必要はありません。どれか1つでも際立っていれば、記事化の可能性は十分あります。

そしてもう1つ、見落とされがちなのが「なぜ今なのか」というタイミングの視点です。同じ内容でも、世の中の関心が高まっているタイミングで出せば掲載率は跳ね上がります。防災サービスなら防災週間の前、節約系サービスなら値上げが話題の時期、といった具合ですね。

特にベンチャーやスタートアップの場合、「小さな会社が大手の牙城に挑む」「市場の変化にいち早く対応した」といった挑戦のストーリーそのものがニュースになります。会社の規模はハンデではなく、切り口次第で武器になるわけです。

数字やデータを活用して説得力のある情報にする

「多くのお客様にご好評いただいています」

こういう表現、書いてしまっていませんか？記者から見ると、この一文は何の情報も持っていません。「多く」とは何人なのか、検証しようがないからです。

ニュースは事実の積み重ねです。だから数字が命なんですね。

• 利用者数（累計10万人突破、前年同期比2倍など）
• 自社調査の結果（◯◯経験者の△△％が□□と回答）
• 削減率・改善率（作業時間を月20時間削減）
• 市場規模（◯◯市場は2030年に△△億円規模へ）

NG例：「業務効率が大幅にアップします」
良い例：「導入企業30社の平均で、月次決算の作業時間が42％短縮」

説得力の差は歴然ですよね。数字はタイトルにもリード文にも使える最強の素材なので、リリースを書く前に「使える数字はないか」を社内で洗い出す習慣をつけましょう。ちなみに、発表したい商品に数字がない場合は、関連テーマで独自アンケート調査を行い、その結果をニュースにするという手もあります。

配信前に確認したいプレスリリースのチェックポイント

リリースが書き上がったら、すぐ配信ボタンを押したくなりますよね。でも、ちょっと待ってください。配信後のリリースは訂正がききません。ここでは、僕たちが実際のクライアント支援でも必ず行っている、配信前の最終チェックの視点をお伝えします。

掲載に必要な情報や事実関係に漏れがないか確認する

配信前のチェックで見るべきは、文章の巧拙よりもまず「事実の正確さ」です。

• 日付（発売日、イベント開催日、曜日の整合性）
• 商品名・サービス名の表記
• 価格や数値
• 会社概要（所在地、代表者名、URL）
• 問い合わせ先（広報窓口と顧客窓口を分ける）

なぜここまで言うかというと、リリースの誤情報は記事の誤報に直結するからです。記者はリリースを信頼して記事を書きます。もし数字や日付が間違っていたら、迷惑をかけるのは記者であり、失うのは自社の信頼です。1度「あの会社のリリースは危ない」と思われたら、挽回は簡単ではありません。

書いた本人は思い込みで間違いに気づけないものなので、必ず別の人の目でダブルチェックする体制にしておきましょう。

画像や資料を用意し、記者が扱いやすい状態に整える

意外と差がつくのが、画像や資料の準備です。

Webメディアの記事には、ほぼ必ず画像が使われます。つまり、使える画像がないリリースは、それだけで記事化のハードルが上がるわけです。

• 商品・サービスの画像（複数カット）
• ロゴデータ
• 代表者やキーパーソンの顔写真
• サービスの仕組みが分かる図解

これらを高解像度で用意し、ダウンロードできるURLをリリースに記載しておく。画像には簡単な説明文と、「報道目的での使用可」といった利用条件を添えておくと親切です。

発想としては「記者の作業を1つでも減らす」こと。記者が「このリリースなら30分で記事にできる」と思える状態まで整えてあげる。この一手間が掲載率を確実に変えます。

記者が記事化したくなる情報になっているか確認する

最後のチェックは、視点の切り替えです。「自社として発表したい内容になっているか」ではなく、「記者が記事にしたいと思える内容か」を確認してください。

• これは新しい情報か
• 社会的な意味・文脈があるか
• 媒体の読者にとって価値があるか

おすすめは、完成したリリースを声に出して読み、「自分が記者だったら、この記事を書きたいか？」と自問することです。答えがNOなら、タイトルか切り口を作り直す。ここで妥協すると、配信ボタンを押しても結果はついてきません。

なお、「そもそも自社の情報にニュース性があるのか、自分たちだけでは判断できない」という声もよくいただきます。社内の視点だけで広報の方針を決めるのが難しい場合は、外部のプロの目を入れるのも1つの手です。PR会社に依頼すべきかどうか、どんな基準で選べばいいかを整理できるチェックリストを含む資料をご用意していますので、よろしければサービス資料（無料）をダウンロードしてみてください。

プレスリリース配信後の活用と次回への改善

リリースは配信して終わり、ではありません。むしろ配信後の動きで、広報の成果は大きく変わります。せっかく時間をかけて作った情報資産です。掲載の確認から二次活用、次回への改善まで、使い倒す発想を持ちましょう。

ちなみに、配信スタンドからの一斉配信だけでなく、記者クラブへ直接リリースを持ち込む「投げ込み」という方法もあります。詳しくはプレスリリースの投げ込み方法と注意点で解説しているので、あわせて読んでみてください。

掲載状況やメディアからの反応を確認する

配信後は、まず掲載状況の確認です。

このとき、掲載数だけを数えて一喜一憂しないでください。見るべきは「どの媒体が、どんな切り口で取り上げたか」です。自社が押し出したポイントと違う部分が記事になっていたら、それはメディアが感じたニュース性と自社の認識にズレがあるサインです。このズレこそが、次のリリース改善の最大のヒントになるわけです。

記者から問い合わせがあった場合は、最速で対応しましょう。記者は締め切りに追われています。返信が翌日になった時点で、記事のチャンスは他社に流れます。

SNSやオウンドメディアで情報を二次活用する

メディアに掲載されなかったら失敗か。そんなことはありません。

プレスリリースは、それ自体が立派なコンテンツ資産です。

• 自社SNSでの発信
• オウンドメディアやブログでの深掘り記事
• 採用サイトでの「挑戦している会社」の証明
• 営業資料やメルマガへの転用

せっかく事実を整理し、数字を集め、背景をストーリー化した情報です。1回配信して眠らせるのは、正直もったいない。1つのリリースを起点に、複数のチャネルへ展開していく発想を持ちましょう。

掲載実績や反応を次回以降の広報活動に活かす

広報は一発勝負ではなく、積み重ねの活動です。

どんなテーマのリリースが反響を得たか、どの媒体と相性が良かったか、どのタイトルの開封率が高かったか。こうしたデータを蓄積すれば、次のリリースの精度は着実に上がります。

そしてもう1つ。継続的に質の高いリリースを出し続けると、記者の側に「この会社は良いネタをくれる」という認識が育ちます。そうなると、記者のほうから「今度こういう特集をやるんですが、御社の事例を使えませんか」と声がかかるようになる。ここまで来れば、広報は攻めの経営資産です。1本のリリースは、その第一歩ということですね。

プレスリリースに関するよくある質問

プレスリリースは誰でも配信できますか？

配信できます。企業規模も業種も関係ありません。

「うちみたいな小さな会社が出していいのか」と遠慮する経営者の方がいますが、まったくの誤解です。むしろ記者は、大企業の予定調和な発表より、無名の会社の面白い挑戦を探しています。実際、僕たちが支援しているのは大半が中小・スタートアップですが、全国紙やテレビでの露出は日常的に生まれています。規模ではなくニュース性で勝負できるのが、広報の良いところなんです。

プレスリリースは何文字程度を目安に作成すればよいですか？

明確なルールはありませんが、A4用紙1〜2枚、文字数でいえば1,000〜2,000文字程度が目安です。

大事なのは、文字数よりも「短時間で要点が伝わるか」です。情報をたくさん詰め込むほど丁寧、というのは広報では逆で、長いリリースは読み飛ばされるリスクが上がります。詳細は別紙資料やWebページに逃がし、本体は要点に絞る。読みやすさを最優先しましょう。

プレスリリースを配信すれば必ずメディア掲載されますか？

されません。ここは、はっきりお伝えしておきます。

配信サービスを使えば多くのメディアにリリースは「届き」ますが、届くことと読まれること、読まれることと掲載されることの間には、それぞれ大きな壁があります。掲載を左右するのは、ニュース性、発信のタイミング、媒体との相性です。

だからこそ、1回の配信で結果を判断せず、切り口を変え、タイミングを計り、媒体研究をしながら発信を続けることが大切なんですね。広報は打率の勝負ではなく、打席数と改善の勝負ということです。

まとめ｜伝わるプレスリリースは書き方とニュース性が重要

最後に、この記事のポイントを整理します。

• プレスリリースは「会社のお知らせ」ではなく、記者への「ニュースの提案書」
• 構成は結論ファースト。タイトル、リード文（5W1H）、本文（結論→背景→詳細→展望）の型を守る
• 掲載を分けるのは文章力ではなくニュース性。新規性・独自性・社会性と「なぜ今か」を意識する
• 数字とデータで語る。感覚的な表現はニュースにならない
• 配信はスタート。反応の分析と二次活用、メディアとの関係構築まで含めて広報活動

基本構成を押さえることは第一歩です。でも、本当に記者に届くリリースにするには、「何を書くか」「なぜ今伝えるのか」という視点、つまり記者と読者の目線で自社を見つめ直す作業が欠かせません。

とはいえ、この視点を社内だけで持つのは、正直なかなか難しいものです。「自社のネタにニュース性があるのか分からない」「リリースを出しても手応えがない」という場合は、専門家の力を借りるのも有効な選択肢です。

自社に合った広報の進め方やPR会社選びの基準を整理したい方は、支援実績や広報に取り組むべき理由をまとめたサービス資料（無料ダウンロード）をぜひご活用ください。あなたの会社の情報発信が、一歩前に進むきっかけになれば嬉しいです。