記者発表会とは？記者会見との違いと当日までの流れ・費用の目安

スタートアップのためのPR会社
ベンチャー広報の野澤です。

今回は「記者発表会」について書きます。

新商品を出す。資金調達を発表する。新サービスをローンチする。こういうタイミングで「記者発表会をやろう」という話が社内で持ち上がります。ところが、いざ準備を始めようとすると、何から手をつければいいのかわからない。いくらかかるのかもわからない。

そして一番怖いのは、お金と手間をかけたのに記者が数人しか来ないという結末です。実際、そういう発表会を私は何度も見てきました。

この記事では、記者発表会とは何か、当日までに何をするのか、費用はどこにいくらかかるのかを、実際に発表会の運営を請け負っている立場から整理します。

記者発表会とは？記者会見・プレス発表会との違い

記者発表会とは、企業がマスコミ関係者を一か所に集めて、新商品・新サービス・経営方針などを直接発表する場のことです。

プレスリリースが「紙とメールで伝える」手段だとすれば、記者発表会は「人を集めて、見せて、質問に答える」手段です。記者は実物に触れ、経営者の話を直接聞き、その場で疑問をぶつけられます。

記者発表会・記者会見・プレス発表会の呼び分け

現場では、この3つがほぼ同じ意味で使われています。厳密な定義があるわけではありませんが、ニュアンスとしては次のように使い分けられることが多いです。

• 記者発表会｜新商品・新サービスなど、企業から前向きな情報を発表する場
• 記者会見｜同じ意味で使われるが、不祥事対応など「答える」場面でも使われる
• プレス発表会・新商品発表会｜商品・サービスのお披露目に寄った呼び方

呼び方が違っても、準備することはほとんど同じです。この記事では「記者発表会」に統一して進めます。

プレスリリースとの違い。どちらを選ぶか

発表会とプレスリリースは、置き換えの関係ではありません。コストも手間もまったく違います。

• プレスリリース｜制作コストは低い。ただし記者に読まれるかは向こう次第で、質問も受けられない
• 記者発表会｜コストと準備工数は大きい。そのかわり記者と直接会え、写真・映像素材が手に入り、テレビ取材の可能性が生まれる

なお、発表会をやる場合もプレスリリースは必ず作ります。案内状とセットでメディアに送り、当日は資料として配り、来られなかった記者にも後日届けるからです。書き方はプレスリリースの書き方｜記者に届く文章にするための基本構成と考え方で詳しく解説しています。

発表会をやるべき場合と、プレスリリースで足りる場合

私が相談を受けたときに見ているのは、「記者がわざわざ足を運ぶ理由があるか」の一点です。

発表会をやる価値があるのは、こういうときです。

• 実物を見せたい、触らせたい、試食・試用してもらいたい
• テレビ取材を狙っていて、絵になる映像素材が必要
• 経営者や開発者が語ることそのものにニュース価値がある
• 提携・共同発表など、複数社が並ぶ絵に意味がある
• 質疑応答で誤解を先に潰しておきたい、複雑な発表

逆に、文章と画像で伝えきれる内容であれば、プレスリリースで十分です。「発表会をやること」自体が目的になってしまうと、費用に見合いません。

記者発表会の当日までの流れ｜2か月前からの逆算

発表会の準備は、当社がご支援する場合でおおむね2か月前から動き始めます。「来月やりたい」という相談もよくいただきますが、メディアを呼ぶには短すぎます。記者のスケジュールは思っている以上に早く埋まるからです。

2か月前｜テーマとニュース価値を決める

最初にやるのは会場探しではありません。「何をニュースとして打ち出すか」を決めることです。

自社にとっての一大事と、記者にとってのニュースは違います。「新商品を出しました」だけでは記者は動きません。社会背景、業界のトレンド、数字の裏付け。このどれかに接続して初めて、記者が自分の媒体で扱える形になります。

当社の場合、ここで過去の報道分析と競合調査を行い、広報の目的とKPI、キーメッセージ、狙う媒体を整理したうえで切り口を設計します。

6〜4週間前｜会場・登壇者・制作物を固める

切り口が決まったら、形にしていきます。

• 会場探し（ロケハン＝事前の下見を踏まえて決める）
• 登壇者のアサインと役割分担
• バックパネル、プレゼン資料、配布用プレスキットの制作
• 招待状、プレスリリース、メディアリスト、進行台本の作成

会場は「収容人数」だけで選ばないでください。カメラの引きが取れるか、電源とWi-Fiが使えるか、記者が移動しやすい立地か。このあたりを外すと、当日に効いてきます。下見をおすすめするのはそのためです。

1か月前｜案内状の送付とメディア招致

ここからが本番です。メディアリストに沿って案内状を送り、電話・メール・Web会議ツールで一社ずつコンタクトしていきます。

案内状を送って終わりにしないこと。送っただけでは、まず来ません。誰に送ったか、誰が開封したか、誰が興味を示したかを管理し、出欠を追いかける必要があります。当社が請け負う場合も、この誘致活動と出欠管理に一番の工数をかけています。

また、当日に来られない記者向けに個別取材を事前に設定することもあります。むしろこちらのほうが、じっくり話せて記事になりやすいこともあります。

1週間前｜リハーサルと想定問答

進行台本に沿ってリハーサルを行います。登壇者が話す時間、質疑の配分、機材の動作確認。ここで想定より長い、短いが必ず出ます。

同時に用意しておきたいのが想定問答です。価格の根拠、競合との違い、売上目標、うまくいかなかった場合の対応。記者は必ず突っ込んできます。ここで登壇者が詰まると、その印象が記事に残ります。

当日〜翌日｜受付、フォトセッション、事後フォロー

当日は受付でメディアの出欠を記録し、席まで案内します。誰がどの媒体から来たかを把握しておかないと、後日のフォローができません。

発表後のフォトセッション（撮影の時間）は必ず設けてください。テレビや雑誌は絵がないと成立しません。登壇者だけでなく、商品単体のカットも撮れるようにしておきます。

そして発表会は終わってからが勝負です。来られなかった記者へのプレスリリースと画像の送付、追加取材の調整、掲載されるまでのフォロー。ここを放置すると、せっかくの発表会が「その日だけ」で終わります。

記者発表会の費用｜内訳と目安

費用は「PR会社への依頼費」と「実費」に分かれます。ここを混ぜて考えると見積もりが読めなくなるので、分けて説明します。

PR会社に依頼する費用

当社の場合、記者発表サポートの料金目安は1回120万円（税別）〜です。ここに含まれるのは、企画立案、台本などの資料作成、メディア招致、開催後フォローまでの一連の業務です。金額は、招致する記者の人数や発表会の規模によって変動します。

具体的には次のような役務が入ります。

• プロジェクトマネジメント｜当日までのスケジュール、準備物リストの作成、随時の打ち合わせ
• 運営支援｜切り口のアイデア出し、当日のタイムスケジュールと進行台本、プレスリリース作成、プレゼン資料の添削、リハーサル運営と立ち会い、会場セッティング支援、当日の進行ディレクション
• メディア周り｜招待状の作成、誘致すべきメディアの選定と誘致活動、出欠管理、当日の受付とアテンド、期間中の取材依頼対応、開催後フォロー

なお、企画から開催後フォローまで全部が必要ない場合は、一部だけを切り出して依頼することもできます。

会場費・設備費

ここからが実費です。会場費は立地・広さ・時間帯で大きく変わります。自社の会議室を使えばゼロにできますし、都心のホテルの宴会場を押さえれば一気に跳ね上がります。

あわせて、マイク・スクリーン・プロジェクター・照明といった設備費が別途かかるのが一般的です。会場費に含まれているのか別料金なのかは、見積もり時に必ず確認してください。

制作物（バックパネル、プレスキット、プレゼン資料）

意外と見落とされるのがここです。

• バックパネル｜登壇者の背景に置く、ロゴ入りのパネル。写真に必ず写るので、ここをケチると露出の質が落ちます
• プレスキット｜記者に配る資料一式。プレスリリース、会社概要、商品資料、画像データなど
• プレゼン資料｜登壇者が投影する資料

当社がご支援する場合、バックパネルの製作費・司会・プレゼン資料・登壇者のアサインは貴社側でご手配いただく前提です（司会は当社で手配することも可能です）。プレゼン資料は添削とアドバイスで伴走します。

司会・カメラマンなどの人件費

司会は社内の人間が務めることもできますが、質疑の交通整理や時間管理は慣れが要ります。記者から厳しい質問が飛んだときに場を保てるかどうかで、外部に頼む価値が変わります。

記録用のカメラマンも、可能なら入れてください。当日の写真は、後日メディアに提供する素材になります。

オンライン配信を加える場合

オンライン併用にすると、遠方の記者や当日動けない記者にも届きます。ただし配信機材・回線・オペレーターの費用が乗ります。

オンラインならではの注意点はオンラインでの新商品発表会を成功させるコツにまとめています。

規模別の費用の考え方

総額を決めるのは、ほぼ会場と制作物です。整理すると次のようになります。

• 小規模（自社の会議室・記者10〜20名想定）｜会場費を抑えられる分、総額は最小。まず1回やってみる場合の現実的な選択肢
• 中規模（貸会議室・記者30〜50名想定）｜会場費と設備費が発生。もっとも一般的な形
• 大規模（ホテルの宴会場・登壇者複数・配信あり）｜会場費、装飾、配信が乗り、総額は大きく上がる

スタートアップやベンチャーであれば、私はまず小〜中規模で1回やってみることをおすすめしています。豪華にすることと、記者が集まることは関係がないからです。芸能人を呼べば記事になる、という発想の危うさについては芸能人を招いての記者発表会に疑問あり。で書いています。

記者が来ない発表会になる3つの原因

冒頭に書いた「記者が数人しか来ない」発表会には、だいたい共通の原因があります。

原因1｜テーマにニュース価値がない

もっとも多いのがこれです。発表内容が自社の都合だけで組み立てられていて、記者が自分の媒体で扱う理由が見当たらない。

対策は、企画段階まで戻ることです。社会背景や業界トレンドに接続できないか、数字で新規性を示せないか、人（創業者や開発者）の物語で語れないか。切り口を作り直せば、同じ発表内容でも通ることがあります。詳しくはスタートアップが「記者発表」を成功させる3つのポイントもあわせて読んでみてください。

原因2｜日程の選び方を外している

記者にも動きやすい時間帯があります。大きなニュースが出る日、他社の発表会と重なる日、週末や連休の前後は避けたほうが無難です。

同業他社が同じ週に発表を予定していないか、業界の大きなイベントと重なっていないか。ここは事前に調べれば避けられます。

原因3｜案内が遅い、そもそも届いていない

開催1〜2週間前に案内を送っても、記者の予定はもう埋まっています。1か月前には動き始めてください。

さらに根本的な問題として、「送り先が違う」ケースがあります。媒体の代表アドレスに送っても、担当記者には届きません。どの媒体の、どのコーナーの、誰に向けて送るのか。メディアリストの精度が、そのまま来場者数になります。

新商品発表会で押さえておきたいこと

新商品発表会は、記者発表会のなかでも「体験させられる」のが強みです。

当社がご支援したフードテック企業では、プロダクトのローンチにあたってメディア向けの試食会を企画しました。試食から体験、認知、ファン化までを一本の線でつなぐ設計です。メディア内の認知がゼロの状態からのスタートでしたが、現在では取材依頼が月平均5〜10件入る状態になっています。

また、冷凍品のプラットフォームを運営する企業では、新サービス発表会に加えて著名人を招いたイベントやポップアップカフェを実施し、メディアとの接点を継続的に作りました。

共通しているのは、発表会を単発の打ち上げ花火にしていないことです。1回で終わらせず、接点を作り続ける前提で設計しています。

少し変わった例では、企業向けクラウドストレージの会社で、オフィス移転のタイミングにメディアを招いたパーティを実施しました。新オフィスの存在意義をストーリーとして伝えたことで、オフィス系・ビジネス系の媒体で露出が連鎖し、最終的にテレビの経済番組で約3分間の特集につながっています。

※いずれも当社の支援事例です。

自社でやるか、PR会社に依頼するか

ここまで読んで、「自社でもできそう」と思った方もいると思います。実際、できます。ただし工数は相当なものです。

PR会社に依頼できる範囲

発表会でPR会社が担うのは、大きく3つです。

• 企画立案｜記者が動く切り口をつくる
• メディア招致｜誰を呼ぶか決め、実際に呼ぶ
• 当日運営と事後フォロー｜進行を回し、掲載まで追いかける

このうち自社だけで埋めにくいのが、真ん中のメディア招致です。会場の手配も進行も、社内リソースがあればなんとかなります。しかし「どの媒体のどの記者に、どう声をかけるか」は、日頃からメディアと接点を持っていないと難しい。ここが外注の価値がもっとも出るところです。

費用対効果の考え方

発表会の費用を「1回あたりいくら」で見ると、高く感じます。そうではなく、取れた露出と、その後につながった取材まで含めて見てください。

発表会当日の記事だけでなく、そこで名刺交換した記者から半年後に取材が来ることがあります。撮った写真と映像は、その後もメディアに提供できる資産になります。1回の発表会は、そこで終わりではありません。

そのためにも、どこまでを成果とみなすかは発表会の前に決めておいてください。掲載件数だけで見るのか、指名検索や問い合わせの変化まで追うのか。指標の決め方は広報の効果測定とKPIの決め方｜指標の例と年間広報計画への落とし込みで解説しています。

逆にいえば、単発で打ち上げて終わりにするなら、費用に見合わない可能性が高いということです。発表会をやるかどうかを迷っている段階なら、まず相談してください。「今回はプレスリリースで十分ですね」とお伝えすることもあります。

PR会社そのものの選び方は、おすすめの広報・PR代行会社14社を比較！費用相場や失敗しない選び方を解説で詳しく解説しています。

記者発表会に関するよくある質問

当社が発表会のどこまでを引き受けるかは記者発表会・商品発表会の支援サービスのページにまとめています。

なお、発表会1回だけを切り出して依頼するのか、広報全体を継続して任せるのかで契約の形も変わります。月額固定の継続契約との違いはリテーナー契約とは？PR会社の契約形態と費用の考え方・スポット依頼との違いで整理しました。

記者発表会は何名くらい集まれば成功ですか？

人数よりも、誰が来たかです。狙っていた媒体の担当記者が来ていれば、来場が少なくても成功といえます。逆に、来場が多くても記事が1本も出なければ意味がありません。当社が支援する発表会の平均来場記者数は約20名です。

会場の手配もお願いできますか？

当社ではロケハン（事前の下見）を踏まえた会場探しから対応しています。ご準備いただくもの、準備しておいたほうがいいものもあわせてお伝えします。

準備期間はどれくらい必要ですか？

2か月前から動くのが目安です。1か月を切っていると、メディア招致に十分な時間が取れません。ただし、すでに社内で企画が固まっている場合は短縮できることもあるので、ご相談ください。

費用を抑えたいのですが、どこを削れますか？

削りやすいのは会場費です。自社の会議室やオフィスを使えば大きく下がります。逆に削らないほうがいいのはバックパネルとメディア招致です。バックパネルは写真に必ず写り、招致は来場者数そのものを決めるからです。

オンラインだけの開催でも取材は取れますか？

取れます。ただしテレビを狙う場合は、絵になる素材が現地でしか撮れないため不利になります。狙う媒体によって判断してください。

発表会の一部だけを依頼することはできますか？

可能です。当社の場合、企画から開催後フォローまでのサポートが不要であれば、一部を切り出してのご発注も承っています。

まとめ｜記者発表会は「集める」より「呼ぶ理由」から

記者発表会でつまずく原因は、予算の大小ではなく、記者が足を運ぶ理由を作れているかどうかです。

最後にポイントを整理します。

• 企画は2か月前から。会場探しより先に切り口を決める
• 費用は「PR会社への依頼費」と「実費（会場・制作物・人件費）」に分けて見る
• 案内状は送って終わりにせず、1社ずつ追いかける
• 豪華さと来場者数は関係ない。小〜中規模で1回やってみる
• 終わってからのフォローまでが記者発表会

当社ではこれまでに約70件の記者発表会をご支援してきました。やるべきかどうかの判断からご相談いただけますので、検討中の段階でもお気軽にお問い合わせください。